W 2025 roku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zapowiada intensyfikację kontroli legalności zatrudnienia, szczególnie w odniesieniu do cudzoziemców. Przedsiębiorcy powinni być świadomi, że inspektorzy – często wspierani przez Straż Graniczną – będą zwracać uwagę nie tylko na przypadki pracy „na czarno”, ale również na naruszenia dotyczące formy zatrudnienia, wymiaru czasu pracy czy wysokości wynagrodzeń. Jak przygotować się do takiej kontroli, by uniknąć problemów prawnych i finansowych?
- Weryfikacja dokumentacji pracowniczej
Podstawą każdej kontroli jest analiza dokumentacji kadrowej. Pracodawca powinien mieć w aktach pracowniczych kompletną i zgodną z przepisami dokumentację, w tym:
✔ Umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną – wraz z dodatkowymi dokumentami wymaganymi w przypadku zatrudnienia cudzoziemców.
✔ Zezwolenia na pracę (jeśli są wymagane) – np. typ A dla cudzoziemców pracujących na podstawie umowy z polskim pracodawcą.
✔ Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – jeśli dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii lub Rosji.
✔ Dokumenty pobytowe – wizy, karty pobytu i inne dokumenty potwierdzające legalność pobytu.
✔ Ewidencję czasu pracy oraz dokumentację wynagrodzeń – aby wykazać zgodność realnych warunków pracy z umową.
Należy pamiętać, że inspektorzy PIP często analizują, czy wynagrodzenie faktycznie odpowiada zapisom w umowie oraz czy pracownik nie wykonuje pracy w większym wymiarze godzin, niż formalnie zadeklarowano.
- Legalność pobytu cudzoziemca
Nawet jeśli cudzoziemiec posiada ważne zezwolenie na pracę, jego pobyt w Polsce musi być legalny. Pracodawca ma obowiązek zweryfikować, czy pracownik posiada odpowiedni dokument pobytowy, np.:
✔ Wizę krajową lub wizę Schengen uprawniającą do pracy.
✔ Kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”.
✔ Status beneficjenta ochrony międzynarodowej, jeśli dotyczy.
Należy też monitorować terminy ważności tych dokumentów i odpowiednio wcześnie przedłużać zezwolenia, aby uniknąć ryzyka nielegalnego zatrudnienia.
- Zasady zatrudniania w ramach pracy tymczasowej i outsourcingu
Inspekcja Pracy w 2025 r. będzie szczególnie skrupulatnie analizować przypadki nadużywania umów cywilnoprawnych w pracy tymczasowej oraz tzw. outsourcingu, który w praktyce często jest ukrytym zatrudnieniem tymczasowym. Firmy korzystające z usług agencji zatrudnienia powinny upewnić się, że współpraca odbywa się zgodnie z przepisami – w przeciwnym razie odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie może spaść na firmę użytkownika.
- Przebieg kontroli – czego się spodziewać?
🔹 Kontrola może być zapowiedziana lub przeprowadzona bez uprzedzenia.
🔹 Inspektorzy PIP mają prawo żądać wglądu do dokumentacji kadrowej, ewidencji czasu pracy oraz listy płac.
🔹 Mogą również przesłuchiwać pracowników w celu potwierdzenia warunków zatrudnienia.
🔹 Jeśli pracodawca nie spełnia wymogów, grożą mu kary finansowe – nawet do 30 000 zł za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca.
- Jak zminimalizować ryzyko?
🔹 Regularnie przeglądaj i aktualizuj dokumentację kadrową.
🔹 Monitoruj terminy ważności zezwoleń i kart pobytu pracowników.
🔹 Weryfikuj zgodność rzeczywistych warunków pracy z zapisami umowy.
🔹 Korzystaj z usług profesjonalistów w zakresie legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców.
Legalne zatrudnienie to nie tylko obowiązek, ale i bezpieczeństwo Twojej firmy! Jeśli chcesz uniknąć problemów i upewnić się, że Twoja firma jest w pełni przygotowana na kontrolę, skorzystaj z pomocy ekspertów Justay. Zapewniamy kompleksowe wsparcie w legalizacji pracy cudzoziemców.
