Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2025 roku stało się łatwiejsze dzięki nowym regulacjom, które upraszczają proces legalizacji pracy i pobytu. Jednak nawet w zmienionym otoczeniu prawnym pracodawcy mogą napotkać problemy wynikające z błędów proceduralnych lub braku znajomości przepisów. W tym artykule przedstawiamy pięć najczęstszych błędów, jakie pojawiają się w procesie zatrudniania cudzoziemców, oraz podpowiadamy, jak ich unikać.
- Niewłaściwe sprawdzenie dokumentów legalizujących pobyt i pracę
Błąd: Wielu pracodawców zakłada, że cudzoziemiec, który przebywa w Polsce, automatycznie ma prawo do pracy. Tymczasem nie każdy dokument pobytowy (np. wiza turystyczna) uprawnia do podjęcia pracy.
Jak tego unikać?
Przed podpisaniem umowy konieczne jest dokładne sprawdzenie, czy dany dokument pozwala na legalne wykonywanie pracy w Polsce. W przypadku zezwolenia na pracę należy upewnić się, że obejmuje ono stanowisko i pracodawcę, u którego cudzoziemiec będzie zatrudniony. Warto także zweryfikować okres ważności dokumentów.
- Brak zgłoszenia do urzędu w wymaganym terminie
Błąd: Nieprzestrzeganie obowiązków zgłoszeniowych, takich jak poinformowanie urzędu pracy o podjęciu lub zakończeniu zatrudnienia cudzoziemca, może skutkować sankcjami finansowymi.
Jak tego unikać?
Regularne monitorowanie terminów i obowiązków zgłoszeniowych jest kluczowe. W 2025 roku dzięki digitalizacji procesów możliwe jest składanie takich zgłoszeń online, co znacznie ułatwia dopełnienie formalności. Pracodawca powinien prowadzić kalendarz zgłoszeń i upewniać się, że wszystkie obowiązki są realizowane zgodnie z przepisami.
- Niezgodność warunków pracy z wydanym zezwoleniem
Błąd: Pracodawcy czasem nieświadomie zmieniają warunki pracy cudzoziemca (np. stanowisko, miejsce wykonywania pracy lub wynagrodzenie), które różnią się od warunków określonych w zezwoleniu na pracę. Takie zmiany mogą prowadzić do unieważnienia dokumentu.
Jak tego unikać?
Każda zmiana w warunkach pracy cudzoziemca powinna być wcześniej zgłoszona do odpowiednich organów i uwzględniona w nowych dokumentach legalizacyjnych. Przed wprowadzeniem zmian w umowie należy sprawdzić, czy są one zgodne z obowiązującymi przepisami.
- Brak znajomości przepisów dotyczących obywateli różnych krajów
Błąd: Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców różnią się w zależności od kraju pochodzenia pracownika. Często zdarza się, że pracodawcy stosują jednolite podejście, nie uwzględniając specyfiki przepisów dla obywateli np. Ukrainy, Białorusi czy krajów spoza UE.
Jak tego unikać?
Pracodawca powinien zawsze konsultować się z ekspertami ds. legalizacji pracy lub korzystać z aktualnych wytycznych urzędów pracy. Warto także być na bieżąco z przepisami, szczególnie w przypadku dynamicznie zmieniającej się sytuacji politycznej i prawnej.
- Brak wsparcia dla cudzoziemca w adaptacji i integracji
Błąd: Po legalizacji pracy pracodawcy często zapominają o zapewnieniu cudzoziemcom wsparcia w adaptacji do polskiego środowiska pracy i życia. Brak informacji o procedurach urzędowych, dostępie do opieki zdrowotnej czy formalnościach związanych z wynajmem mieszkania może prowadzić do frustracji i rotacji pracowników.
Jak tego unikać?
Pracodawca powinien zadbać o kompleksowe wsparcie cudzoziemca, np.:
- Organizując szkolenia wstępne o polskim rynku pracy i kulturze.
- Pomagając w załatwieniu formalności związanych z pobytem.
- Udzielając informacji o dostępnych świadczeniach i prawach pracowniczych.
Unikanie błędów w zatrudnianiu cudzoziemców wymaga dobrej znajomości przepisów, regularnego monitorowania zmian prawnych i dbałości o formalności. W 2025 roku uproszczone procedury oraz digitalizacja procesów to duże ułatwienie, ale nie zwalniają one pracodawców z odpowiedzialności za zgodność działań z prawem.
Jeśli chcesz mieć pewność, że proces legalizacji pracy i pobytu w Twojej firmie przebiega prawidłowo, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów. Oferujemy kompleksowe doradztwo, które pozwoli Ci uniknąć problemów i zbudować stabilny, międzynarodowy zespół.
